Cuatro años: cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada

Cuatro años, y también los resúmenes

El art. 34.9 del Estatuto lo dice en una línea: la empresa conservará los registros durante cuatro años.

Hay una segunda obligación, menos citada y del mismo plazo. El art. 12.4.c obliga a conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un mínimo de cuatro años. Es decir: el día a día y el total de cada mes. Quien guarda solo los totales no cumple; quien guarda solo los fichajes, tampoco.

Desde cuándo cuentan

Desde el día trabajado. Cada día tiene su propio reloj: el registro del 3 de marzo de 2026 se puede necesitar hasta marzo de 2030, aunque la persona lleve tres años fuera y la empresa haya cambiado de programa dos veces.

Eso significa que en cualquier momento tienes cuatro años rodando. No es un archivo que se cierra y se guarda en una caja: es una ventana que se desplaza contigo.

Qué pasa cuando alguien se va

No pasa nada con el plazo: sigue corriendo. La baja de una persona no borra su registro ni acorta la conservación.

Esto tiene una consecuencia práctica que conviene pensar antes de elegir herramienta: dar de baja a alguien no puede significar perder sus datos. Si al eliminar a una persona desaparecen sus fichajes, el plazo se incumple el mismo día en que se pulsa el botón.

Lo correcto es archivar: la persona deja de estar activa, deja de fichar, y su historial se queda donde está el tiempo que la ley dice.

Y hay un caso que se olvida: si vuelve. Una persona que se reincorpora no debería empezar de cero. Su historial anterior sigue siendo parte del registro de la empresa, y volver a darla de alta como si fuera nueva rompe la continuidad justo en el punto que la Inspección querría mirar.

Guardar no es lo mismo que poder enseñarlo

El artículo no dice solo «conservar». Dice que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Un archivo que existe pero tarda tres días en recuperarse, o que solo abre un programa que ya no tienes, o que está en el portátil de alguien que se fue, cumple la mitad de la obligación. La otra mitad es poder ponerlo encima de la mesa cuando te lo pidan, en un formato que se lea.

En qué formato hay que guardarlo

La ley no lo dice, y eso es a la vez una libertad y una trampa. Si el formato lo eliges tú, la responsabilidad de que dentro de tres años siga siendo legible también es tuya.

Tres criterios prácticos:

• Que se pueda abrir sin la herramienta que lo creó. CSV, PDF o cualquier formato abierto. Una base de datos propietaria a la que solo accede un programa que ya no pagas no es un archivo: es un rehén.
• Que el resumen mensual sea un documento cerrado, no una consulta que haya que volver a ejecutar. Un PDF sellado del mes es una prueba; una pantalla que recalcula, no.
• Que las correcciones viajen con el dato. De poco sirve conservar la hora final si no se puede explicar de dónde salió.

Y la protección de datos, ¿no obliga a borrar?

El art. 5.1.e del RGPD limita el plazo de conservación: los datos personales no se guardan más tiempo del necesario. Pero ese límite convive con las obligaciones legales de conservación, y aquí hay una.

El propio Reglamento lo resuelve. El art. 28.3.g, al describir qué hace el encargado del tratamiento cuando termina el servicio, dice que suprimirá o devolverá los datos «a menos que se requiera la conservación de los datos personales en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros». Los cuatro años del art. 34.9 son exactamente esa excepción.

Traducido: durante cuatro años no puedes borrar el registro de jornada aunque la persona te lo pida, y puedes explicárselo citando el artículo. Pasados los cuatro años, la lógica se invierte: ya no hay obligación de conservar, y mantenerlo «por si acaso» deja de tener amparo.

Cuatro años de registro, tres de prescripción

Aquí hay una confusión muy extendida que vale la pena deshacer. El plazo de conservación del registro (cuatro años) y el plazo de prescripción de las infracciones laborales no son el mismo número.

El art. 4 de la LISOS fija la prescripción de las infracciones en materia laboral en tres años; los cuatro años son los de las infracciones de Seguridad Social. Por tanto, los cuatro años de conservación del registro no salen de la LISOS: salen del art. 34.9 del Estatuto, y punto. Citar la LISOS para justificar los cuatro años debilita el argumento, porque el plazo que dice es otro.

Qué preguntar a tu proveedor antes de contratarlo

Cuatro preguntas que se responden en un correo y evitan un problema dentro de tres años:

1. ¿Qué pasa con mis datos si doy de baja a una persona? La respuesta correcta es «se archivan», no «se eliminan».
2. ¿Puedo exportar el histórico completo, incluidas las correcciones? Y en qué formato.
3. ¿Cuánto tiempo conserváis mis datos si dejo de ser cliente, y cómo me los llevo?
4. ¿Qué pasa si cerráis? Si la respuesta no incluye un plazo de aviso y una exportación, la obligación de conservar sigue siendo tuya y el archivo no.

Quién responde

La empresa. El deber de registrar y el deber de conservar son suyos, y no se trasladan al proveedor de software por el hecho de contratarlo. Lo que sí se puede exigir al proveedor es lo que hace falta para cumplirlo: que no borre lo que no debe, que deje sacar los datos cuando quieras y que te diga qué pasa con ellos si un día deja de existir.