Obriga · 9 min de lectura
Catro anos: canto tempo hai que gardar o rexistro de xornada
Catro anos é moito tempo para un arquivo que ninguén mira. E é exactamente o tempo que a lei che obriga a telo enteiro, lexible e á man.
Cada afirmación leva o seu artigo de lei
Catro anos, e tamén os resumos
O art. 34.9 do Estatuto dío nunha liña: a empresa conservará os rexistros durante catro anos.
Hai unha segunda obriga, menos citada e do mesmo prazo. O art. 12.4.c obriga a conservar os resumos mensuais dos rexistros de xornada durante un mínimo de catro anos. É dicir: o día a día e o total de cada mes. Quen garda só os totais non cumpre; quen garda só os fichaxes, tampouco.
Desde cando contan
Desde o día traballado. Cada día ten o seu propio reloxo: o rexistro do 3 de marzo de 2026 pódese necesitar ata marzo de 2030, aínda que a persoa leve tres anos fóra e a empresa cambiase de programa dúas veces.
Iso significa que en calquera momento tes catro anos rodando. Non é un arquivo que se pecha e se garda nunha caixa: é unha ventá que se despraza contigo.
Que pasa cando alguén marcha
Non pasa nada co prazo: segue correndo. A baixa dunha persoa non borra o seu rexistro nin acurta a conservación.
Isto ten unha consecuencia práctica que convén pensar antes de elixir ferramenta: dar de baixa a alguén non pode significar perder os seus datos. Se ao eliminar unha persoa desaparecen os seus fichaxes, o prazo incúmprese o mesmo día en que se preme o botón.
O correcto é arquivar: a persoa deixa de estar activa, deixa de fichar, e o seu historial queda onde está o tempo que a lei di.
E hai un caso que se esquece: se volve. Unha persoa que se reincorpora non debería empezar de cero. O seu historial anterior segue sendo parte do rexistro da empresa, e volver dala de alta como se fose nova rompe a continuidade xusto no punto que a Inspección querería mirar.
Gardar non é o mesmo que poder amosalo
O artigo non di só «conservar». Di que os rexistros permanecerán á disposición das persoas traballadoras, dos seus representantes legais e da Inspección de Traballo.
Un arquivo que existe pero tarda tres días en recuperarse, ou que só abre un programa que xa non tes, ou que está no portátil de alguén que marchou, cumpre a metade da obriga. A outra metade é poder poñelo enriba da mesa cando cho pidan, nun formato que se lea.
En que formato hai que gardalo
A lei non o di, e iso é á vez unha liberdade e unha trampa. Se o formato o elixes ti, a responsabilidade de que dentro de tres anos siga sendo lexible tamén é túa.
Tres criterios prácticos:
- Que se poida abrir sen a ferramenta que o creou. CSV, PDF ou calquera formato aberto. Unha base de datos propietaria á que só accede un programa que xa non pagas non é un arquivo: é un refén.
- Que o resumo mensual sexa un documento pechado, non unha consulta que haxa que volver executar. Un PDF selado do mes é unha proba; unha pantalla que recalcula, non.
- Que as correccións viaxen co dato. De pouco serve conservar a hora final se non se pode explicar de onde saíu.
E a protección de datos, non obriga a borrar?
O art. 5.1.e do RXPD limita o prazo de conservación: os datos persoais non se gardan máis tempo do necesario. Pero ese límite convive coas obrigas legais de conservación, e aquí hai unha.
O propio Regulamento resólveo. O art. 28.3.g, ao describir que fai o encargado do tratamento cando remata o servizo, di que suprimirá ou devolverá os datos «a menos que se requira a conservación dos datos persoais en virtude do Dereito da Unión ou dos Estados membros». Os catro anos do art. 34.9 son exactamente esa excepción.
Traducido: durante catro anos non podes borrar o rexistro de xornada aínda que a persoa cho pida, e pódeslle explicar citando o artigo. Pasados os catro anos, a lóxica inverte: xa non hai obriga de conservar, e mantelo «por se acaso» deixa de ter amparo.
Catro anos de rexistro, tres de prescrición
Aquí hai unha confusión moi estendida que paga a pena desfacer. O prazo de conservación do rexistro (catro anos) e o prazo de prescrición das infraccións laborais non son o mesmo número.
O art. 4 da LISOS fixa a prescrición das infraccións en materia laboral en tres anos; os catro anos son os das infraccións de Seguridade Social. Polo tanto, os catro anos de conservación do rexistro non saen da LISOS: saen do art. 34.9 do Estatuto, e punto. Citar a LISOS para xustificar os catro anos debilita o argumento, porque o prazo que di é outro.
Que preguntar ao teu provedor antes de contratalo
Catro preguntas que se responden nun correo e evitan un problema dentro de tres anos:
- Que pasa cos meus datos se dou de baixa a unha persoa? A resposta correcta é «arquívanse», non «elimínanse».
- Podo exportar o histórico completo, incluídas as correccións? E en que formato.
- Canto tempo conservades os meus datos se deixo de ser cliente, e como os levo?
- Que pasa se pechades? Se a resposta non inclúe un prazo de aviso e unha exportación, a obriga de conservar segue sendo túa e o arquivo non.
Quen responde
A empresa. O deber de rexistrar e o deber de conservar son seus, e non se trasladan ao provedor de software polo feito de contratalo. O que si se lle pode esixir ao provedor é o que fai falta para cumprilo: que non borre o que non debe, que deixe sacar os datos cando queiras e que che diga que pasa con eles se un día deixa de existir.
Preguntas frecuentes
Canto tempo hai que gardar o rexistro de xornada?
Catro anos desde o día traballado. Dío o art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores. Ademais, o art. 12.4.c obriga a conservar os resumos mensuais durante o mesmo prazo mínimo.
Hai que gardar o rexistro de alguén que xa non traballa na empresa?
Si. O prazo vai ligado ao día traballado, non á vixencia do contrato. Dar de baixa a unha persoa non borra o seu rexistro nin acurta a conservación: o correcto é arquivar a súa ficha co seu historial.
Se un traballador me pide que borre os seus datos, teño que facelo?
Non no que se refire ao rexistro de xornada durante eses catro anos. O propio art. 28.3.g do RXPD deixa fóra da supresión os datos cuxa conservación esixe o Dereito da Unión ou dos Estados membros, e os catro anos do art. 34.9 son exactamente esa excepción.
Vale gardalo en papel?
A lei non impón soporte. O que impón é que o rexistro sexa diario, fiel, conservado catro anos e que se poida poñer á disposición da persoa traballadora, dos seus representantes e da Inspección. O papel cumpre sobre o texto e falla na práctica: pérdese, non se copia ben e non deixa rastro das correccións.
Que pasa se cambio de programa de control horario?
O prazo non se interrompe. Antes de deixar de usar unha ferramenta hai que exportar o histórico completo nun formato que se poida ler sen ela, porque a obriga de conservar segue sendo da empresa.
En Laboro isto é así
O rexistro consérvase catro anos sen que ninguén o programe. Cando unha persoa marcha, a súa ficha arquívase con todo o seu historial en lugar de borrarse, e a súa licenza queda ligada a ela. Se volve, recupera a súa ficha.