Quatre anys: quant de temps cal guardar el registre de jornada

Quatre anys, i també els resums

L'art. 34.9 de l'Estatut ho diu en una línia: l'empresa conservarà els registres durant quatre anys.

Hi ha una segona obligació, menys citada i del mateix termini. L'art. 12.4.c obliga a conservar els resums mensuals dels registres de jornada durant un mínim de quatre anys. És a dir: el dia a dia i el total de cada mes. Qui guarda només els totals no compleix; qui guarda només els fitxatges, tampoc.

Des de quan compten

Des del dia treballat. Cada dia té el seu propi rellotge: el registre del 3 de març de 2026 es pot necessitar fins al març de 2030, encara que la persona faci tres anys que és fora i l'empresa hagi canviat de programa dues vegades.

Això vol dir que en qualsevol moment tens quatre anys rodant. No és un arxiu que es tanca i es guarda en una caixa: és una finestra que es desplaça amb tu.

Què passa quan algú marxa

No passa res amb el termini: continua corrent. La baixa d'una persona no esborra el seu registre ni escurça la conservació.

Això té una conseqüència pràctica que convé pensar abans de triar eina: donar de baixa algú no pot voler dir perdre les seves dades. Si en eliminar una persona desapareixen els seus fitxatges, el termini s'incompleix el mateix dia en què es prem el botó.

El correcte és arxivar: la persona deixa d'estar activa, deixa de fitxar, i el seu historial es queda on és el temps que la llei diu.

I hi ha un cas que s'oblida: si torna. Una persona que es reincorpora no hauria de començar de zero. El seu historial anterior continua sent part del registre de l'empresa, i tornar-la a donar d'alta com si fos nova trenca la continuïtat justament al punt que la Inspecció voldria mirar.

Guardar no és el mateix que poder-ho ensenyar

L'article no diu només «conservar». Diu que els registres romandran a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball.

Un arxiu que existeix però triga tres dies a recuperar-se, o que només obre un programa que ja no tens, o que és al portàtil d'algú que va marxar, compleix la meitat de l'obligació. L'altra meitat és poder posar-lo damunt la taula quan te'l demanin, en un format que es llegeixi.

En quin format cal guardar-lo

La llei no ho diu, i això és alhora una llibertat i un parany. Si el format el tries tu, la responsabilitat que d'aquí a tres anys continuï sent llegible també és teva.

Tres criteris pràctics:

• Que es pugui obrir sense l'eina que el va crear. CSV, PDF o qualsevol format obert. Una base de dades propietària a la qual només accedeix un programa que ja no pagues no és un arxiu: és un ostatge.
• Que el resum mensual sigui un document tancat, no una consulta que calgui tornar a executar. Un PDF segellat del mes és una prova; una pantalla que recalcula, no.
• Que les correccions viatgin amb la dada. De poc serveix conservar l'hora final si no es pot explicar d'on va sortir.

I la protecció de dades, no obliga a esborrar?

L'art. 5.1.e del RGPD limita el termini de conservació: les dades personals no es guarden més temps del necessari. Però aquest límit conviu amb les obligacions legals de conservació, i aquí n'hi ha una.

El mateix Reglament ho resol. L'art. 28.3.g, en descriure què fa l'encarregat del tractament quan acaba el servei, diu que suprimirà o retornarà les dades «llevat que es requereixi la conservació de les dades personals en virtut del Dret de la Unió o dels Estats membres». Els quatre anys de l'art. 34.9 són exactament aquesta excepció.

Traduït: durant quatre anys no pots esborrar el registre de jornada encara que la persona t'ho demani, i l'hi pots explicar citant l'article. Passats els quatre anys, la lògica s'inverteix: ja no hi ha obligació de conservar, i mantenir-lo «per si de cas» deixa de tenir empara.

Quatre anys de registre, tres de prescripció

Aquí hi ha una confusió molt estesa que val la pena desfer. El termini de conservació del registre (quatre anys) i el termini de prescripció de les infraccions laborals no són el mateix número.

L'art. 4 de la LISOS fixa la prescripció de les infraccions en matèria laboral en tres anys; els quatre anys són els de les infraccions de Seguretat Social. Per tant, els quatre anys de conservació del registre no surten de la LISOS: surten de l'art. 34.9 de l'Estatut, i prou. Citar la LISOS per justificar els quatre anys afebleix l'argument, perquè el termini que diu és un altre.

Què preguntar al teu proveïdor abans de contractar-lo

Quatre preguntes que es responen en un correu i eviten un problema d'aquí a tres anys:

1. Què passa amb les meves dades si dono de baixa una persona? La resposta correcta és «s'arxiven», no «s'eliminen».
2. Puc exportar l'històric complet, incloses les correccions? I en quin format.
3. Quant de temps conserveu les meves dades si deixo de ser client, i com me les enduc?
4. Què passa si tanqueu? Si la resposta no inclou un termini d'avís i una exportació, l'obligació de conservar continua sent teva i l'arxiu no.

Qui respon

L'empresa. El deure de registrar i el deure de conservar són seus, i no es traslladen al proveïdor de programari pel fet de contractar-lo. El que sí que es pot exigir al proveïdor és el que cal per complir-lo: que no esborri el que no ha d'esborrar, que deixi treure les dades quan vulguis i que et digui què passa amb elles si un dia deixa d'existir.