Lau urte: zenbat denboraz gorde behar den lanaldi-erregistroa

Lau urte, eta laburpenak ere bai

Estatutuaren 34.9 artikuluak lerro batean dio: enpresak lau urtez gordeko ditu erregistroak.

Bigarren betebehar bat dago, gutxiago aipatua eta epe berekoa. 12.4.c artikuluak lanaldi-erregistroen hileko laburpenak gutxienez lau urtez gordetzera behartzen du. Hau da: egunerokoa eta hilabete bakoitzaren guztizkoa. Guztizkoak bakarrik gordetzen dituenak ez du betetzen; fitxaketak bakarrik gordetzen dituenak ere ez.

Noiztik zenbatzen duten

Lan egindako egunetik. Egun bakoitzak bere erlojua du: 2026ko martxoaren 3ko erregistroa 2030eko martxora arte behar daiteke, nahiz eta pertsonak hiru urte daramatzan kanpoan eta enpresak birritan aldatu duen programaz.

Horrek esan nahi du edozein unetan lau urte dituzula biraka. Ez da ixten eta kutxa batean gordetzen den artxibo bat: zurekin mugitzen den leiho bat da.

Zer gertatzen den norbait joaten denean

Ez da ezer gertatzen epearekin: aurrera jarraitzen du. Pertsona baten bajak ez du bere erregistroa ezabatzen ez kontserbazioa laburtzen.

Horrek tresna aukeratu aurretik pentsatzea komeni den ondorio praktiko bat du: norbaiti baja ematea ezin da bere datuak galtzea izan. Pertsona bat ezabatzean bere fitxaketak desagertzen badira, epea botoia sakatzen den egun berean hausten da.

Zuzena artxibatzea da: pertsona aktibo egoteari uzten dio, fitxatzeari uzten dio, eta bere historiala dagoen lekuan geratzen da legeak dioen denboran.

Eta ahazten den kasu bat dago: itzultzen bada. Berriro sartzen den pertsona batek ez luke zerotik hasi beharko. Bere aurreko historialak enpresaren erregistroaren parte izaten jarraitzen du, eta berria balitz bezala berriro alta ematea jarraitutasuna hausten du Ikuskaritzak begiratu nahiko lukeen puntu berean.

Gordetzea ez da erakutsi ahal izatea bezalakoa

Artikuluak ez du «gorde» bakarrik esaten. Dio erregistroak langileen, haien legezko ordezkarien eta Lan Ikuskaritzaren eskura egongo direla.

Existitzen den baina berreskuratzeko hiru egun behar dituen artxibo batek, edo jada ez duzun programa batek bakarrik irekitzen duenak, edo joan zen norbaiten ordenagailu eramangarrian dagoenak, betebeharraren erdia betetzen du. Beste erdia mahai gainean jarri ahal izatea da eskatzen dizutenean, irakurtzen den formatu batean.

Zein formatutan gorde behar den

Legeak ez du esaten, eta hori aldi berean askatasun bat eta tranpa bat da. Formatua zuk aukeratzen baduzu, hiru urte barru irakurgarri izaten jarraitzearen ardura ere zurea da.

Hiru irizpide praktiko:

• Sortu zuen tresnarik gabe ireki ahal izatea. CSV, PDF edo edozein formatu ireki. Jada ordaintzen ez duzun programa batek bakarrik atzitzen duen datu-base jabedun bat ez da artxibo bat: bahitu bat da.
• Hileko laburpena dokumentu itxi bat izatea, berriro exekutatu beharreko kontsulta bat ez. Hilabetearen PDF zigilatu bat froga bat da; birkalkulatzen duen pantaila bat, ez.
• Zuzenketak datuarekin batera bidaiatzea. Gutxi balio du azken ordua gordetzeak nondik atera zen azaldu ezin bada.

Eta datuen babesak, ez du ezabatzera behartzen?

DBEOko 5.1.e artikuluak kontserbazio-epea mugatzen du: datu pertsonalak ez dira beharrezkoa dena baino denbora gehiagoz gordetzen. Baina muga hori kontserbazioaren lege-betebeharrekin batera bizi da, eta hemen bat dago.

Erregelamenduak berak konpontzen du. 28.3.g artikuluak, tratamenduaren eragileak zerbitzua amaitzean zer egiten duen deskribatzean, dio datuak ezabatu edo itzuliko dituela «Batasuneko edo Estatu kideen Zuzenbidearen arabera datu pertsonalak gordetzea eskatzen ez bada». 34.9 artikuluaren lau urteak salbuespen hori dira zehazki.

Itzulita: lau urtez ezin duzu lanaldi-erregistroa ezabatu pertsonak eskatuta ere, eta artikulua aipatuz azal diezaiokezu. Lau urte igarota, logika alderantzikatzen da: jada ez dago gordetzeko betebeharrik, eta «badaezpada» mantentzeak babesa galtzen du.

Lau urte erregistrokoak, hiru preskripziokoak

Hemen oso hedatuta dagoen nahasketa bat dago, desegitea merezi duena. Erregistroaren kontserbazio-epea (lau urte) eta lan-arloko arau-hausteen preskripzio-epea ez dira zenbaki bera.

LISOSeko 4. artikuluak lan-arloko arau-hausteen preskripzioa hiru urtetan finkatzen du; lau urteak Gizarte Segurantzako arau-hausteenak dira. Beraz, erregistroaren kontserbazioaren lau urteak ez dira LISOSetik ateratzen: Estatutuaren 34.9 artikulutik ateratzen dira, eta kito. LISOS aipatzeak lau urteak justifikatzeko argudioa ahultzen du, dioen epea beste bat baita.

Zer galdetu hornitzaileari kontratatu aurretik

Posta batean erantzuten diren eta hiru urte barruko arazo bat ekiditen duten lau galdera:

1. Zer gertatzen da nire datuekin pertsona bati baja ematen badiot? Erantzun zuzena «artxibatzen dira» da, ez «ezabatzen dira».
2. Historial osoa esporta dezaket, zuzenketak barne? Eta zein formatutan.
3. Zenbat denboraz gordetzen dituzue nire datuak bezero izateari uzten badiot, eta nola eramaten ditut?
4. Zer gertatzen da ixten baduzue? Erantzunak abisu-eperik eta esportaziorik ez badu, gordetzeko betebeharra zurea izaten jarraitzen du eta artxiboa ez.

Nork erantzuten duen

Enpresak. Erregistratzeko betebeharra eta gordetzeko betebeharra bereak dira, eta ez zaizkio software-hornitzaileari transferitzen kontratatzeagatik. Hornitzaileari eskatu dakiokeena hori betetzeko behar dena da: ez dezala ezabatu ezabatu behar ez duena, utz diezazula datuak ateratzen nahi duzunean eta esan diezazula zer gertatzen den haiekin egunen batean existitzeari uzten badio.