La fatiga de la suscripción: cuánto paga al año en software una pyme de 10 personas

Por qué casi nadie sabe cuánto paga

Pregunta en cualquier empresa pequeña cuánto se gasta al año en programas y la respuesta suele ser un número redondo y bajo. No es descuido. Es cómo se cobra.

Cada herramienta llega por separado, en un momento distinto y con un importe que, solo, no llama la atención: 6 euros por aquí, 29 por allá. Unas cobran por usuario, otras por empresa, otras por tramo de plantilla. Unas cargan el día 1 y otras el día que diste de alta la cuenta. Y casi todas tienen un precio de entrada que dura tres meses o un año.

El resultado es que el gasto existe, pero no está en ningún sitio. Está repartido entre la tarjeta de la empresa, la cuenta bancaria y algún correo de «tu factura está disponible» que nadie abre.

La cesta: cinco herramientas, diez personas

La cuenta que sigue es para una empresa de 10 personas que usa cinco cosas que casi toda pyme tiene. Los precios son los publicados por los fabricantes el 2 de octubre de 2026, en euros, sin IVA, en pago anual y a precio normal, sin las rebajas de bienvenida. Los enlaces a cada página están en la columna de la derecha.

Dicho de otra forma: entre 14 y 30 euros por persona y mes. O entre 8.500 y 18.300 euros en cinco años, si los precios no suben, que es mucho suponer.

Tres apuntes para leer la tabla bien:

• El correo y la ofimática son casi la mitad. Es la única línea que se multiplica por cada persona de la plantilla, y por eso es la que más pesa.
• El registro de jornada no se elige. El art. 34.9 ET obliga a la empresa a registrar cada día la hora de inicio y de fin de cada persona y a conservarlo cuatro años. Se puede llevar en papel, en una hoja de cálculo o con un programa, pero no se puede no llevar. Es la única línea de la tabla que existe por ley.
• Faltan cosas. No están las nóminas, que en la mayoría de pymes hace la gestoría; ni la web y el dominio, ni un CRM, ni el antivirus, ni el programa del sector, ni la copia de seguridad. La cifra real de casi cualquier empresa es más alta que esta.

Lo que hace crecer la cifra

Las cuotas no se quedan quietas. Hay cuatro motivos por los que la suma de dentro de dos años será mayor que la de hoy, y ninguno depende de que la empresa haga nada mal.

1. El precio va por persona. Si la plantilla pasa de 10 a 12, el correo sube un 20 % sin que cambie nada más. Contratar sale más caro de lo que dice la nómina.
2. El precio de entrada se acaba. Varias de estas herramientas rebajan un 20 % o un 50 % los primeros tres meses, o cobran menos el primer año. Una de ellas, además, añade 99 € de puesta en marcha. La cuenta honesta es la del segundo año.
3. Los tramos tienen bordes. Cuando el precio va por tramos de plantilla, la persona número 11 no cuesta lo mismo que la décima: cambia el tramo entero. En la herramienta de registro de jornada de la tabla, pasar de 10 a 11 personas lleva la cuota de 35 a 68 € al mes.
4. Las funciones suben de plan. El plan básico sirve hasta que hace falta una cosa que solo está en el siguiente: un usuario más, un informe, más espacio. El salto no es de una función, es de plan.

Nada de esto es oculto. Está en las páginas de precios. Lo que no está es la suma.

Cómo hacer tu propia cuenta

La única cifra que sirve es la de tu empresa, y se saca en una tarde.

Qué hacer, en orden:

1. Saca los cargos de los últimos doce meses de la tarjeta y de la cuenta de la empresa. No de memoria: del extracto.
2. Apunta cada herramienta en una fila, con cuánto cobra, cada cuánto y por qué cobra (por usuario, por empresa, por tramo).
3. Pásalo todo a anual. Lo mensual, por doce. Lo que va por usuario, por el número de usuarios activos, no por los que crees que hay.
4. Marca las que llevan precio de entrada y apunta el precio normal y la fecha en que empieza.
5. Señala las que usas cada día y las que no. Una herramienta que se abre dos veces al año es candidata a darse de baja o a pagarse solo cuando se usa.
6. Mira qué pasa con tus datos si dejas de pagar cada una: si puedes exportarlos, en qué formato y durante cuánto tiempo.

Lo que salga no es ni bueno ni malo. Hay suscripciones que compensan, sobre todo las que se usan a diario y cambian a menudo. La cuenta sirve para decidir con el número delante, no con la impresión de que «son cuatro euros».

Los precios de este artículo son los que los fabricantes publicaban el 2 de octubre de 2026. Cambian, y las páginas oficiales están enlazadas a la derecha para comprobarlos el día que hagas tu cuenta.