Cómo poner en marcha el registro de jornada en una empresa de 5 personas en una tarde

Antes de empezar: las cinco decisiones

Implantar el registro de jornada no es instalar un programa: es tomar cinco decisiones y escribirlas en algún sitio. El programa es lo de después.

Las cinco son: quién es la empresa, qué convenio se aplica, qué horario se espera de cada persona, dónde se trabaja y qué días son festivos ahí. Todas se responden en una tarde si tienes el papel del convenio a mano.

Un apunte antes de empezar. El art. 34.9 dice que el registro se organizará y documentará por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a los representantes legales de las personas trabajadoras. En una empresa de cinco personas lo normal es que no haya representación legal, y entonces la decisión es tuya. Escríbela igualmente: en un correo al equipo basta.

1. La empresa

Nombre, CIF y domicilio. Es el paso de un minuto y no decide nada, pero es lo que va a salir en cada documento que generes y en el que te pida la Inspección. Escríbelo como está en el modelo 036, no como lo dice la gente.

2. El convenio

Aquí sí hay decisiones. Del convenio salen cuatro números que después mandan sobre todo lo demás:

• Las horas anuales. El art. 34.1 fija el máximo en 40 horas semanales de promedio en cómputo anual, y el convenio suele bajar de ahí.
• Los días de vacaciones, si mejora el mínimo legal de 30 días naturales.
• El recargo de las horas extraordinarias, si se pagan.
• Si la pausa cuenta como tiempo de trabajo. Esto importa más de lo que parece: el art. 34.4 dice que el descanso de quince minutos en jornadas de más de seis horas solo se considera tiempo de trabajo efectivo «cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo». Si tu convenio no lo dice, la pausa no computa, y la jornada de cada día es media hora más larga de lo que la gente cree.

Si no sabes qué convenio te aplica, mira el código en las nóminas.

3. El horario

De aquí sale la única cifra contra la que se mide todo: cuántas horas se esperan de cada persona cada día. Sin eso, un fichaje es una hora suelta y no se puede decir si sobran o faltan horas.

Cuatro formas habituales, y basta con elegir la que ya usáis:

• Fijo: las franjas de cada día de la semana.
• Rotativo: varias semanas en ciclo y la fecha en que cada persona empieza el suyo.
• Flexible: una ventana de entrada y de salida.
• Parcialmente libre: un mínimo de horas al día y la persona decide cuándo.

No intentes modelar las excepciones ahora. Empieza por lo que pasa el 90 % de los días; las excepciones son correcciones, y las correcciones se registran.

4. El centro de trabajo

El municipio de verdad, el del INE, no «la oficina». Del municipio salen los festivos, y de los festivos sale el calendario laboral.

Si tienes dos sedes en comunidades distintas, son dos centros: cada uno tiene su calendario y cada persona hereda el de su centro.

5. Los festivos

El art. 37.2 fija catorce festivos al año, de los cuales dos son locales. Los nacionales y los autonómicos salen de la resolución anual del BOE; los dos locales los pone tu ayuntamiento y los tienes que añadir tú, porque no están en ningún registro central.

Y hay una obligación que casi nadie cumple y que es de las más baratas: el art. 34.6 dice que la empresa elaborará anualmente el calendario laboral y deberá exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo. Imprímelo y cuélgalo el mismo día.

El primer día con el equipo

Cinco minutos en una reunión, no un manual:

• Qué se registra: la hora de entrada y la de salida. Nada más.
• Qué no se registra: ni huella, ni cara, ni dónde está nadie.
• Cómo se ficha: dónde está el botón y con qué entra cada uno.
• Qué pasa si se olvida: se corrige con la hora real y queda constancia de la corrección. No pasa nada, pero hay que decirlo.
• Qué puede ver cada persona: sus propias horas, cuando quiera.

Esa última frase resuelve la mitad de las resistencias. El registro no es un control nuevo sobre la gente; es un documento que también les sirve a ellos y que la ley les deja consultar.

Si alguien pregunta «¿y esto para qué?», la respuesta corta y verdadera es: es obligatorio desde 2019 y protege a las dos partes. Quien alarga jornadas lo nota; quien no las alarga, tampoco.

La primera semana

Revisa los fichajes el viernes. Vas a encontrar dos o tres cosas raras —una salida que falta, una pausa que nadie fichó, un turno que empieza antes de lo previsto— y todas se arreglan en diez minutos si las miras mientras la gente se acuerda.

Anota lo que se repite. Si tres personas olvidan fichar la salida el mismo día de la semana, el problema no son las personas: es que ese día se cierra con prisa.

El primer mes

Aquí aparece la parte que casi nadie tiene prevista: el art. 35.5 obliga a totalizar la jornada en el periodo de abono de las retribuciones y a entregar copia del resumen a la persona trabajadora junto con el recibo de salarios.

O sea: cada mes, además de tener el registro, hay que darle a cada persona el resumen de sus horas. Decidir cómo se entrega —en el portal, por correo, en papel con la nómina— es parte de montar el sistema, no un extra.

Checklist para no dejarte nada

• Convenio identificado y sus cuatro números anotados.
• Horario de cada persona definido.
• Centro de trabajo con su municipio real.
• Calendario del año generado, con los dos festivos locales.
• Calendario impreso y colgado en cada centro.
• Decisión sobre el sistema de registro, escrita y comunicada al equipo.
• Todo el mundo sabe dónde ficha y con qué credenciales.
• Revisión semanal en la agenda, los viernes.
• Entrega del resumen mensual resuelta.
• Copia de seguridad o exportación: sabes cómo sacar los datos.

Al cabo de un mes, el registro se lleva solo. La tarde que te cuesta montarlo es la única tarde que te cuesta.