Com posar en marxa el registre de jornada en una empresa de 5 persones en una tarda

Abans de començar: les cinc decisions

Implantar el registre de jornada no és instal·lar un programa: és prendre cinc decisions i escriure-les en algun lloc. El programa és el de després.

Les cinc són: qui és l'empresa, quin conveni s'aplica, quin horari s'espera de cada persona, on es treballa i quins dies són festius allà. Totes es responen en una tarda si tens el paper del conveni a mà.

Un apunt abans de començar. L'art. 34.9 diu que el registre s'ha d'organitzar i documentar per negociació col·lectiva, acord d'empresa o, si no n'hi ha, decisió empresarial amb consulta prèvia als representants legals de les persones treballadores. En una empresa de cinc persones el normal és que no hi hagi representació legal, i aleshores la decisió és teva. Escriu-la igualment: amb un correu a l'equip n'hi ha prou.

1. L'empresa

Nom, CIF i domicili. És el pas d'un minut i no decideix res, però és el que sortirà a cada document que generis i al que et demani la Inspecció. Escriu-ho com és al model 036, no com ho diu la gent.

2. El conveni

Aquí sí que hi ha decisions. Del conveni surten quatre números que després manen sobre tota la resta:

• Les hores anuals. L'art. 34.1 fixa el màxim en 40 hores setmanals de mitjana en còmput anual, i el conveni sol baixar d'aquí.
• Els dies de vacances, si millora el mínim legal de 30 dies naturals.
• El recàrrec de les hores extraordinàries, si es paguen.
• Si la pausa compta com a temps de treball. Això importa més del que sembla: l'art. 34.4 diu que el descans de quinze minuts en jornades de més de sis hores només es considera temps de treball efectiu «quan així estigui establert o s'estableixi per conveni col·lectiu o contracte de treball». Si el teu conveni no ho diu, la pausa no computa, i la jornada de cada dia és mitja hora més llarga del que la gent es pensa.

Si no saps quin conveni t'aplica, mira el codi a les nòmines.

3. L'horari

D'aquí surt l'única xifra contra la qual es mesura tot: quantes hores s'esperen de cada persona cada dia. Sense això, un fitxatge és una hora solta i no es pot dir si sobren o falten hores.

Quatre formes habituals, i n'hi ha prou amb triar la que ja feu servir:

• Fix: les franges de cada dia de la setmana.
• Rotatiu: diverses setmanes en cicle i la data en què cada persona comença el seu.
• Flexible: una finestra d'entrada i de sortida.
• Parcialment lliure: un mínim d'hores al dia i la persona decideix quan.

No intentis modelar les excepcions ara. Comença pel que passa el 90 % dels dies; les excepcions són correccions, i les correccions es registren.

4. El centre de treball

El municipi de debò, el de l'INE, no «l'oficina». Del municipi surten els festius, i dels festius surt el calendari laboral.

Si tens dues seus en comunitats diferents, són dos centres: cadascun té el seu calendari i cada persona hereta el del seu centre.

5. Els festius

L'art. 37.2 fixa catorze festius l'any, dos dels quals són locals. Els nacionals i els autonòmics surten de la resolució anual del BOE; els dos locals els posa el teu ajuntament i els has d'afegir tu, perquè no són en cap registre central.

I hi ha una obligació que gairebé ningú compleix i que és de les més barates: l'art. 34.6 diu que l'empresa elaborarà anualment el calendari laboral i que se n'ha d'exposar un exemplar en un lloc visible de cada centre de treball. Imprimeix-lo i penja'l el mateix dia.

El primer dia amb l'equip

Cinc minuts en una reunió, no un manual:

• Què es registra: l'hora d'entrada i la de sortida. Res més.
• Què no es registra: ni empremta, ni cara, ni on és ningú.
• Com es fitxa: on és el botó i amb què entra cadascú.
• Què passa si s'oblida: es corregeix amb l'hora real i en queda constància. No passa res, però cal dir-ho.
• Què pot veure cada persona: les seves pròpies hores, quan vulgui.

Aquesta última frase resol la meitat de les resistències. El registre no és un control nou sobre la gent; és un document que també els serveix a ells i que la llei els deixa consultar.

Si algú pregunta «i això per a què?», la resposta curta i verdadera és: és obligatori des del 2019 i protegeix les dues parts. Qui allarga jornades ho nota; qui no les allarga, tampoc.

La primera setmana

Revisa els fitxatges el divendres. Hi trobaràs dues o tres coses rares —una sortida que falta, una pausa que ningú va fitxar, un torn que comença abans del previst— i totes s'arreglen en deu minuts si les mires mentre la gent se'n recorda.

Apunta el que es repeteix. Si tres persones obliden fitxar la sortida el mateix dia de la setmana, el problema no són les persones: és que aquell dia es tanca amb pressa.

El primer mes

Aquí apareix la part que gairebé ningú té prevista: l'art. 35.5 obliga a totalitzar la jornada en el període d'abonament de les retribucions i a lliurar còpia del resum a la persona treballadora juntament amb el rebut de salaris.

O sigui: cada mes, a més de tenir el registre, cal donar a cada persona el resum de les seves hores. Decidir com es lliura —al portal, per correu, en paper amb la nòmina— és part de muntar el sistema, no un extra.

Checklist per no deixar-te res

• Conveni identificat i els seus quatre números anotats.
• Horari de cada persona definit.
• Centre de treball amb el seu municipi real.
• Calendari de l'any generat, amb els dos festius locals.
• Calendari imprès i penjat a cada centre.
• Decisió sobre el sistema de registre, escrita i comunicada a l'equip.
• Tothom sap on fitxa i amb quines credencials.
• Revisió setmanal a l'agenda, els divendres.
• Lliurament del resum mensual resolt.
• Còpia de seguretat o exportació: saps com treure les dades.

Al cap d'un mes, el registre es porta sol. La tarda que et costa muntar-lo és l'única tarda que et costa.