Como poñer en marcha o rexistro de xornada nunha empresa de 5 persoas nunha tarde

Antes de empezar: as cinco decisións

Implantar o rexistro de xornada non é instalar un programa: é tomar cinco decisións e escribilas nalgún sitio. O programa é o de despois.

As cinco son: quen é a empresa, que convenio se aplica, que horario se espera de cada persoa, onde se traballa e que días son festivos alí. Todas se responden nunha tarde se tes o papel do convenio á man.

Unha nota antes de empezar. O art. 34.9 di que o rexistro se organizará e documentará por negociación colectiva, acordo de empresa ou, no seu defecto, decisión do empresario previa consulta aos representantes legais das persoas traballadoras. Nunha empresa de cinco persoas o normal é que non haxa representación legal, e entón a decisión é túa. Escríbea igualmente: cun correo ao equipo abonda.

1. A empresa

Nome, CIF e domicilio. É o paso dun minuto e non decide nada, pero é o que vai saír en cada documento que xeres e no que che pida a Inspección. Escríbeo como está no modelo 036, non como o di a xente.

2. O convenio

Aquí si hai decisións. Do convenio saen catro números que despois mandan sobre todo o demais:

• As horas anuais. O art. 34.1 fixa o máximo en 40 horas semanais de promedio en cómputo anual, e o convenio adoita baixar de aí.
• Os días de vacacións, se mellora o mínimo legal de 30 días naturais.
• A recarga das horas extraordinarias, se se pagan.
• Se a pausa conta como tempo de traballo. Isto importa máis do que parece: o art. 34.4 di que o descanso de quince minutos en xornadas de máis de seis horas só se considera tempo de traballo efectivo «cando así estea establecido ou se estableza por convenio colectivo ou contrato de traballo». Se o teu convenio non o di, a pausa non computa, e a xornada de cada día é media hora máis longa do que a xente cre.

Se non sabes que convenio che aplica, mira o código nas nóminas.

3. O horario

De aquí sae a única cifra contra a que se mide todo: cantas horas se esperan de cada persoa cada día. Sen iso, un fichaxe é unha hora solta e non se pode dicir se sobran ou faltan horas.

Catro formas habituais, e abonda con elixir a que xa usades:

• Fixo: as franxas de cada día da semana.
• Rotativo: varias semanas en ciclo e a data na que cada persoa empeza o seu.
• Flexible: unha ventá de entrada e de saída.
• Parcialmente libre: un mínimo de horas ao día e a persoa decide cando.

Non intentes modelar as excepcións agora. Empeza polo que pasa o 90 % dos días; as excepcións son correccións, e as correccións rexístranse.

4. O centro de traballo

O concello de verdade, o do INE, non «a oficina». Do concello saen os festivos, e dos festivos sae o calendario laboral.

Se tes dúas sedes en comunidades distintas, son dous centros: cada un ten o seu calendario e cada persoa herda o do seu centro.

5. Os festivos

O art. 37.2 fixa catorce festivos ao ano, dos cales dous son locais. Os nacionais e os autonómicos saen da resolución anual do BOE; os dous locais ponos o teu concello e telos que engadir ti, porque non están en ningún rexistro central.

E hai unha obriga que case ninguén cumpre e que é das máis baratas: o art. 34.6 di que a empresa elaborará anualmente o calendario laboral e deberá expoñerse un exemplar del nun lugar visible de cada centro de traballo. Imprímeo e cólgao o mesmo día.

O primeiro día co equipo

Cinco minutos nunha reunión, non un manual:

• Que se rexistra: a hora de entrada e a de saída. Nada máis.
• Que non se rexistra: nin pegada, nin cara, nin onde está ninguén.
• Como se ficha: onde está o botón e con que entra cada un.
• Que pasa se se esquece: corríxese coa hora real e queda constancia. Non pasa nada, pero hai que dicilo.
• Que pode ver cada persoa: as súas propias horas, cando queira.

Esa última frase resolve a metade das resistencias. O rexistro non é un control novo sobre a xente; é un documento que tamén lles serve a eles e que a lei lles deixa consultar.

Se alguén pregunta «e isto para que?», a resposta curta e verdadeira é: é obrigatorio desde 2019 e protexe ás dúas partes. Quen alonga xornadas nótao; quen non as alonga, tampouco.

A primeira semana

Revisa os fichaxes o venres. Vas atopar dúas ou tres cousas raras —unha saída que falta, unha pausa que ninguén fichou, unha quenda que empeza antes do previsto— e todas se arranxan en dez minutos se as miras mentres a xente se acorda.

Anota o que se repite. Se tres persoas esquecen fichar a saída o mesmo día da semana, o problema non son as persoas: é que ese día se pecha con présa.

O primeiro mes

Aquí aparece a parte que case ninguén ten prevista: o art. 35.5 obriga a totalizar a xornada no período de aboamento das retribucións e a entregar copia do resumo á persoa traballadora xunto co recibo de salarios.

Ou sexa: cada mes, ademais de ter o rexistro, hai que darlle a cada persoa o resumo das súas horas. Decidir como se entrega —no portal, por correo, en papel coa nómina— é parte de montar o sistema, non un extra.

Lista para non deixar nada

• Convenio identificado e os seus catro números anotados.
• Horario de cada persoa definido.
• Centro de traballo co seu concello real.
• Calendario do ano xerado, cos dous festivos locais.
• Calendario impreso e colgado en cada centro.
• Decisión sobre o sistema de rexistro, escrita e comunicada ao equipo.
• Todo o mundo sabe onde ficha e con que credenciais.
• Revisión semanal na axenda, os venres.
• Entrega do resumo mensual resolta.
• Copia de seguridade ou exportación: sabes como sacar os datos.

Ao cabo dun mes, o rexistro lévase só. A tarde que che custa montalo é a única tarde que che custa.