El trabajador olvidó fichar la salida: qué hacer

Lo primero: no inventes la hora

Un registro de jornada vale porque refleja lo que pasó, no lo que debería haber pasado. Si cierras la jornada a la hora del horario «porque seguramente salió a esa hora», el registro deja de ser fiel. Y un registro que no es fiel es lo primero que la Inspección descarta.

El art. 34.9 del Estatuto obliga a un registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada. El RDL 8/2019 añade que se conserva cuatro años y queda a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección. Ningún artículo permite completar la hora de salida por defecto.

Lo correcto es dejar la jornada abierta y marcada como pendiente, preguntar al trabajador y corregirla con la hora real y un motivo.

Qué hacer, en orden

1. Detecta el olvido el mismo día o al siguiente. Una jornada abierta más de 24 horas ya es, por sí sola, un dato incorrecto en el registro.
2. Pregunta al trabajador a qué hora salió. Si no lo recuerda, usa una referencia real: el cierre de caja, el último ticket, el mensaje que envió, el correo que mandó.
3. Corrige el fichaje con esa hora y escribe el motivo. El motivo no es burocracia: es lo que explica la corrección dentro de cuatro años.
4. Comprueba que la corrección ha quedado registrada: quién la hizo, cuándo, el valor anterior y el nuevo.
5. Avisa a la persona de que se ha corregido, y asegúrate de que puede verlo. Si en el mes siguiente firma un resumen que incluye esa corrección sin saberlo, has resuelto el dato y has creado un problema distinto.

Cómo se escribe un buen motivo

Un motivo útil responde a dos preguntas: qué pasó y de dónde sale la hora. Tres ejemplos:

• «Olvidó fichar la salida. Hora confirmada por el trabajador el 25/08.»
• «Olvidó fichar la salida. Hora estimada según el cierre de caja de las 22:10.»
• «Fichaje duplicado por doble pulsación. Se elimina el segundo registro de entrada.»

Y tres que no sirven, porque no explican nada: «corrección», «error», «ajuste».

La diferencia importa el día que alguien —una persona trabajadora, un inspector, un juez— pregunta por qué el registro dice lo que dice. Un motivo escrito el mismo día se sostiene solo; una reconstrucción hecha dos años después, no.

Lo que tiene que quedar en el registro

• La hora de salida real, no la del horario.
• Quién corrigió, cuándo y por qué.
• El valor que había antes de la corrección, aunque estuviera vacío.
• Que el trabajador puede ver la corrección desde su portal.

Ese rastro es la diferencia entre un registro que aguanta una revisión y una hoja de cálculo. Si la corrección sobrescribe el dato anterior sin dejar constancia, el registro ya no prueba lo que dice: prueba lo último que alguien escribió.

Hay además una razón de protección de datos: el art. 16 del RGPD da derecho a rectificar los datos inexactos. Rectificar no es hacer desaparecer: el dato correcto sustituye al incorrecto, y el sistema debe poder explicar el cambio.

Quién puede corregir y quién no

La ley no lo dice, así que lo dice tu procedimiento, y por eso conviene tenerlo escrito. Lo razonable en una pyme:

• La persona trabajadora solicita la corrección de su propio fichaje.
• Quien gestiona la valida, con motivo, y queda constancia de ambos.
• Nadie borra. Ni el gestor, ni el proveedor del software.

Si una sola persona puede cambiar cualquier hora sin dejar rastro, el registro deja de ser una prueba y se convierte en una opinión.

El caso contrario: olvidó fichar la entrada

Se trata igual, con un matiz: la entrada olvidada suele detectarse el mismo día, porque la persona está delante. Aprovéchalo. Corregir en caliente, con la persona presente y de acuerdo, es la mejor versión posible de una corrección.

Lo que no conviene es lo que hacen muchos equipos: dejar que la persona fiche la entrada cuando se acuerda, a media mañana, y aceptar esa hora como buena. Eso no es un olvido corregido: es un dato falso introducido por la vía normal.

Si el trabajador no está de acuerdo

Puede pasar: tú corriges con una hora y la persona sostiene que fue otra. La regla es sencilla: las dos versiones constan. La empresa refleja la modificación que considera correcta y la persona hace constar su discrepancia, y el registro guarda ambas.

Es exactamente lo que describe el proyecto de Real Decreto en tramitación para los casos de discrepancia. Hoy no está en vigor, pero el criterio ya es el sensato: un registro que borra el desacuerdo pierde valor probatorio, porque el desacuerdo es justo lo que hace falta documentar.

Si se repite

Un olvido es un olvido. Cinco en un mes son un aviso: o el sitio donde se ficha no está donde la gente sale, o nadie revisa la semana.

Revisar los fichajes cada viernes cuesta diez minutos y evita que la corrección llegue cuando ya nadie recuerda nada. Y si el problema es el sitio, muévelo: fichar tiene que estar donde la persona ya pasa.

Vale la pena mirarlo también por turno y por persona. Si los olvidos se concentran en el cierre de los sábados, no es despiste: es que a esa hora hay prisa y el sistema no acompaña.