Dia a dia · 9 min de lectura
El treballador va oblidar fitxar la sortida: què fer
Passa cada setmana a qualsevol empresa: algú surt amb pressa i no fitxa. La llei no et demana endevinar l'hora; et demana corregir-la deixant rastre. Així es fa.
Cada afirmació porta el seu article de llei
El primer: no inventis l'hora
Un registre de jornada val perquè reflecteix el que va passar, no el que hauria hagut de passar. Si tanques la jornada a l'hora de l'horari «perquè segurament va sortir a aquesta hora», el registre deixa de ser fidel. I un registre que no és fidel és el primer que la Inspecció descarta.
L'art. 34.9 de l'Estatut obliga a un registre diari amb l'horari concret d'inici i finalització de cada jornada. El RDL 8/2019 afegeix que es conserva quatre anys i queda a disposició del treballador, dels seus representants i de la Inspecció. Cap article permet completar l'hora de sortida per defecte.
El correcte és deixar la jornada oberta i marcada com a pendent, preguntar al treballador i corregir-la amb l'hora real i un motiu.
Què fer, en ordre
- Detecta l'oblit el mateix dia o l'endemà. Una jornada oberta més de 24 hores ja és, per si sola, una dada incorrecta al registre.
- Pregunta al treballador a quina hora va sortir. Si no se'n recorda, fes servir una referència real: el tancament de caixa, l'últim tiquet, el missatge que va enviar, el correu que va enviar.
- Corregeix el fitxatge amb aquesta hora i escriu el motiu. El motiu no és burocràcia: és el que explica la correcció d'aquí a quatre anys.
- Comprova que la correcció ha quedat registrada: qui la va fer, quan, el valor anterior i el nou.
- Avisa la persona que s'ha corregit, i assegura't que ho pot veure. Si el mes següent signa un resum que inclou aquesta correcció sense saber-ho, has resolt la dada i n'has creat un altre problema.
Com s'escriu un bon motiu
Un motiu útil respon a dues preguntes: què va passar i d'on surt l'hora. Tres exemples:
- «Va oblidar fitxar la sortida. Hora confirmada pel treballador el 25/08.»
- «Va oblidar fitxar la sortida. Hora estimada segons el tancament de caixa de les 22:10.»
- «Fitxatge duplicat per doble pulsació. S'elimina el segon registre d'entrada.»
I tres que no serveixen, perquè no expliquen res: «correcció», «error», «ajust».
La diferència importa el dia que algú —una persona treballadora, un inspector, un jutge— pregunta per què el registre diu el que diu. Un motiu escrit el mateix dia se sosté sol; una reconstrucció feta dos anys després, no.
El que ha de quedar al registre
- L'hora de sortida real, no la de l'horari.
- Qui va corregir, quan i per què.
- El valor que hi havia abans de la correcció, encara que fos buit.
- Que el treballador pot veure la correcció des del seu portal.
Aquest rastre és la diferència entre un registre que aguanta una revisió i un full de càlcul. Si la correcció sobreescriu la dada anterior sense deixar-ne constància, el registre ja no prova el que diu: prova l'últim que algú hi va escriure.
Hi ha a més una raó de protecció de dades: l'art. 16 del RGPD dona dret a rectificar les dades inexactes. Rectificar no és fer desaparèixer: la dada correcta substitueix la incorrecta, i el sistema ha de poder explicar el canvi.
Qui pot corregir i qui no
La llei no ho diu, així que ho diu el teu procediment, i per això convé tenir-lo escrit. El raonable en una pime:
- La persona treballadora sol·licita la correcció del seu propi fitxatge.
- Qui gestiona la valida, amb motiu, i en queda constància de tots dos.
- Ningú esborra. Ni el gestor, ni el proveïdor del programari.
Si una sola persona pot canviar qualsevol hora sense deixar rastre, el registre deixa de ser una prova i es converteix en una opinió.
El cas contrari: va oblidar fitxar l'entrada
Es tracta igual, amb un matís: l'entrada oblidada se sol detectar el mateix dia, perquè la persona és allà davant. Aprofita-ho. Corregir en calent, amb la persona present i d'acord, és la millor versió possible d'una correcció.
El que no convé és el que fan molts equips: deixar que la persona fitxi l'entrada quan se'n recorda, a mig matí, i acceptar aquella hora com a bona. Això no és un oblit corregit: és una dada falsa introduïda per la via normal.
Si el treballador no hi està d'acord
Pot passar: tu corregeixes amb una hora i la persona sosté que va ser una altra. La regla és senzilla: les dues versions consten. L'empresa reflecteix la modificació que considera correcta i la persona fa constar la seva discrepància, i el registre guarda totes dues.
És exactament el que descriu el projecte de Reial decret en tramitació per als casos de discrepància. Avui no està en vigor, però el criteri ja és el sensat: un registre que esborra el desacord perd valor probatori, perquè el desacord és justament el que cal documentar.
Si es repeteix
Un oblit és un oblit. Cinc en un mes són un avís: o el lloc on es fitxa no és on la gent surt, o ningú revisa la setmana.
Revisar els fitxatges cada divendres costa deu minuts i evita que la correcció arribi quan ja ningú recorda res. I si el problema és el lloc, mou-lo: fitxar ha d'estar on la persona ja passa.
Val la pena mirar-ho també per torn i per persona. Si els oblits es concentren al tancament dels dissabtes, no és despistament: és que a aquella hora hi ha pressa i el sistema no acompanya.
Preguntes freqüents
Pot l'empresa modificar un fitxatge?
Sí, i de vegades ho ha de fer: un registre ha de ser fidel, i corregir una dada equivocada és part de mantenir-lo fidel. El que no pot és sobreescriure-la sense deixar constància de qui la va canviar, quan, quin valor hi havia abans i per què.
Es pot tancar la jornada automàticament a l'hora de l'horari?
No. L'art. 34.9 demana l'horari concret d'inici i finalització, no el previst. Tancar per defecte a l'hora teòrica converteix el registre en una còpia del quadrant i li treu el valor probatori que justifica portar-lo.
Quina hora hi poso si ningú recorda la sortida?
La que puguis justificar amb una referència real: el tancament de caixa, l'últim tiquet, el correu que es va enviar, el registre de l'alarma. Anota-la com a estimada i digues al motiu d'on surt. És millor una hora raonada i marcada com a tal que una hora inventada que sembla exacta.
Quants oblits són massa?
No hi ha cap número a la llei. El que sí que hi ha és un senyal: si les correccions deixen de ser excepció i passen a ser rutina, el sistema no és on la gent treballa, i això sí que és un problema de registre.
El treballador pot corregir el seu propi fitxatge?
Depèn del sistema que l'empresa hagi documentat. L'habitual i el prudent és que la persona sol·liciti la correcció i que la validi qui gestiona, de manera que quedi clar qui va demanar què i qui ho va aprovar.
A Laboro això és així
Una jornada sense sortida es marca com a provisional i apareix al panell del gestor. Ningú la tanca sola. La correcció demana motiu i guarda qui, quan, el valor anterior i el nou, en la mateixa operació.