Día a día · 9 min de lectura
O traballador esqueceu fichar a saída: que facer
Pasa cada semana en calquera empresa: alguén sae con présa e non ficha. A lei non che pide adiviñar a hora; pídeche corrixila deixando rastro. Así se fai.
Cada afirmación leva o seu artigo de lei
O primeiro: non inventes a hora
Un rexistro de xornada vale porque reflicte o que pasou, non o que debería ter pasado. Se pechas a xornada á hora do horario «porque seguramente saíu a esa hora», o rexistro deixa de ser fiel. E un rexistro que non é fiel é o primeiro que a Inspección descarta.
O art. 34.9 do Estatuto obriga a un rexistro diario co horario concreto de inicio e finalización de cada xornada. O RDL 8/2019 engade que se conserva catro anos e queda á disposición do traballador, dos seus representantes e da Inspección. Ningún artigo permite completar a hora de saída por defecto.
O correcto é deixar a xornada aberta e marcada como pendente, preguntar ao traballador e corrixila coa hora real e un motivo.
Que facer, en orde
- Detecta o esquecemento o mesmo día ou ao seguinte. Unha xornada aberta máis de 24 horas xa é, por si soa, un dato incorrecto no rexistro.
- Pregunta ao traballador a que hora saíu. Se non o lembra, usa unha referencia real: o peche de caixa, o último tícket, a mensaxe que enviou, o correo que mandou.
- Corrixe o fichaxe con esa hora e escribe o motivo. O motivo non é burocracia: é o que explica a corrección dentro de catro anos.
- Comproba que a corrección quedou rexistrada: quen a fixo, cando, o valor anterior e o novo.
- Avisa á persoa de que se corrixiu, e asegúrate de que o pode ver. Se no mes seguinte asina un resumo que inclúe esa corrección sen sabelo, resolviches o dato e creaches outro problema.
Como se escribe un bo motivo
Un motivo útil responde a dúas preguntas: que pasou e de onde sae a hora. Tres exemplos:
- «Esqueceu fichar a saída. Hora confirmada polo traballador o 25/08.»
- «Esqueceu fichar a saída. Hora estimada segundo o peche de caixa das 22:10.»
- «Fichaxe duplicado por dobre pulsación. Elimínase o segundo rexistro de entrada.»
E tres que non serven, porque non explican nada: «corrección», «erro», «axuste».
A diferenza importa o día que alguén —unha persoa traballadora, un inspector, un xuíz— pregunta por que o rexistro di o que di. Un motivo escrito o mesmo día sostense só; unha reconstrución feita dous anos despois, non.
O que ten que quedar no rexistro
- A hora de saída real, non a do horario.
- Quen corrixiu, cando e por que.
- O valor que había antes da corrección, aínda que estivese baleiro.
- Que o traballador pode ver a corrección desde o seu portal.
Ese rastro é a diferenza entre un rexistro que aguanta unha revisión e unha folla de cálculo. Se a corrección sobrescribe o dato anterior sen deixar constancia, o rexistro xa non proba o que di: proba o último que alguén escribiu.
Hai ademais unha razón de protección de datos: o art. 16 do RXPD dá dereito a rectificar os datos inexactos. Rectificar non é facer desaparecer: o dato correcto substitúe o incorrecto, e o sistema debe poder explicar o cambio.
Quen pode corrixir e quen non
A lei non o di, así que dío o teu procedemento, e por iso convén telo escrito. O razoable nunha peme:
- A persoa traballadora solicita a corrección do seu propio fichaxe.
- Quen xestiona valídaa, con motivo, e queda constancia de ambos.
- Ninguén borra. Nin o xestor, nin o provedor do software.
Se unha soa persoa pode cambiar calquera hora sen deixar rastro, o rexistro deixa de ser unha proba e convértese nunha opinión.
O caso contrario: esqueceu fichar a entrada
Trátase igual, cun matiz: a entrada esquecida adoita detectarse o mesmo día, porque a persoa está diante. Aprovéitao. Corrixir en quente, coa persoa presente e de acordo, é a mellor versión posible dunha corrección.
O que non convén é o que fan moitos equipos: deixar que a persoa fiche a entrada cando se lembra, a media mañá, e aceptar esa hora como boa. Iso non é un esquecemento corrixido: é un dato falso introducido pola vía normal.
Se o traballador non está de acordo
Pode pasar: ti corrixes cunha hora e a persoa sostén que foi outra. A regra é sinxela: as dúas versións constan. A empresa reflicte a modificación que considera correcta e a persoa fai constar a súa discrepancia, e o rexistro garda ambas.
É exactamente o que describe o proxecto de Real Decreto en tramitación para os casos de discrepancia. Hoxe non está en vigor, pero o criterio xa é o sensato: un rexistro que borra o desacordo perde valor probatorio, porque o desacordo é xusto o que fai falta documentar.
Se se repite
Un esquecemento é un esquecemento. Cinco nun mes son un aviso: ou o sitio onde se ficha non está onde a xente sae, ou ninguén revisa a semana.
Revisar os fichaxes cada venres custa dez minutos e evita que a corrección chegue cando xa ninguén lembra nada. E se o problema é o sitio, móveo: fichar ten que estar onde a persoa xa pasa.
Paga a pena miralo tamén por quenda e por persoa. Se os esquecementos se concentran no peche dos sábados, non é despiste: é que a esa hora hai présa e o sistema non acompaña.
Preguntas frecuentes
Pode a empresa modificar un fichaxe?
Si, e ás veces debe facelo: un rexistro ten que ser fiel, e corrixir un dato equivocado é parte de mantelo fiel. O que non pode é sobrescribilo sen deixar constancia de quen o cambiou, cando, que valor había antes e por que.
Pódese pechar a xornada automaticamente á hora do horario?
Non. O art. 34.9 pide o horario concreto de inicio e finalización, non o previsto. Pechar por defecto á hora teórica converte o rexistro nunha copia do cadro e quítalle o valor probatorio que xustifica levalo.
Que hora poño se ninguén lembra a saída?
A que poidas xustificar cunha referencia real: o peche de caixa, o último tícket, o correo que se enviou, o rexistro da alarma. Anótaa como estimada e di no motivo de onde sae. É mellor unha hora razoada e marcada como tal que unha hora inventada que parece exacta.
Cantos esquecementos son demasiados?
Non hai un número na lei. O que si hai é un sinal: se as correccións deixan de ser excepción e pasan a ser rutina, o sistema non está onde a xente traballa, e iso si é un problema de rexistro.
O traballador pode corrixir o seu propio fichaxe?
Depende do sistema que a empresa documentase. O habitual e o prudente é que a persoa solicite a corrección e que a valide quen xestiona, de modo que quede claro quen pediu que e quen o aprobou.
En Laboro isto é así
Unha xornada sen saída márcase como provisional e aparece no panel do xestor. Ninguén a pecha soa. A corrección pide motivo e garda quen, cando, o valor anterior e o novo, na mesma operación.