Registro de jornada obligatorio: qué dice la ley en 2026

Qué obliga la ley

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, y que ese registro incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, en su artículo 10. Antes de esa fecha solo había que registrar la jornada de los contratos a tiempo parcial y las horas extra. Desde entonces, todas.

Tres cosas conviene leer despacio:

• Es un deber de la empresa, no del trabajador. El artículo impone la obligación a quien emplea. Que alguien no quiera fichar no exime a nadie.
• Es diario. No vale una hoja mensual rellenada el último día, ni una declaración de que «todo el mundo hace de 9 a 18».
• Es el horario concreto, no el previsto. El registro sirve si refleja lo que pasó.

Quién está obligado

Toda empresa con personas contratadas por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño, su sector y su forma jurídica. No hay un mínimo de plantilla por debajo del cual la obligación desaparezca: una empresa de una sola persona contratada registra la jornada de esa persona.

Quedan fuera quienes no son trabajadores por cuenta ajena, como los autónomos que trabajan para sí mismos. Los casos límite merecen mirarse uno a uno y los repasamos más abajo.

Qué tiene que contener el registro

El artículo pide el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, cada día. En la práctica, un registro sirve cuando permite responder a estas preguntas sin interpretar nada:

• Qué día es.
• Quién trabajó.
• A qué hora empezó y a qué hora terminó.
• Si hubo pausas y de cuánto.
• Cuántas horas suman, y si eso difiere de lo previsto.

Y una más, que no está en el texto pero decide si el registro vale algo: si algo se corrigió, quién lo corrigió, cuándo y por qué. Un registro que se puede reescribir sin dejar rastro no prueba nada, y eso es lo primero que se mira cuando hay una discrepancia.

Lo que la ley no te obliga a registrar

Conviene decirlo, porque muchas empresas registran de más y eso también tiene coste:

• No hay que registrar dónde está la persona. La geolocalización es un tratamiento distinto, con su propia base legal y su propio deber de información.
• No hay que usar huella ni reconocimiento facial. Son datos biométricos, categoría especial del art. 9 del RGPD, y la AEPD cerró la puerta en su guía de 2023.
• No hay que registrar la productividad. El art. 34.9 habla de horas, no de rendimiento.

Cómo se organiza: el paso que casi nadie da

El mismo art. 34.9 añade algo que se lee menos: el registro se organizará y documentará por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a los representantes legales de las personas trabajadoras.

Traducido: la ley no impone un sistema concreto, pero sí impone decidir el sistema y dejarlo por escrito. En una empresa sin representación legal, la decisión es del empresario, y basta con documentarla: qué se ficha, cómo, dónde, quién corrige y con qué procedimiento. Un correo al equipo cumple, y es la diferencia entre tener un sistema y tener una costumbre.

Cuánto tiempo hay que guardarlo

Cuatro años. El propio art. 34.9 lo dice: la empresa conservará los registros durante cuatro años.

Y hay una segunda obligación de conservación que se olvida con frecuencia: el art. 12.4.c obliga a conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años. No es solo el día a día: también el total de cada mes.

El plazo corre desde el día trabajado, no desde la baja de la persona. Que alguien deje la empresa no acorta nada.

Quién puede pedirlo

El art. 34.9 dice que los registros permanecerán a disposición de:

• Las personas trabajadoras. Cada una, el suyo.
• Sus representantes legales, donde los haya.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Nadie más. Un registro de jornada no es un documento público: contiene datos personales y solo lo ve quien la ley dice.

Además, el art. 35.5 obliga a totalizar la jornada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones y a entregar copia del resumen al trabajador, junto con el recibo de salarios. Es decir: no basta con tenerlo; hay que entregarlo cada mes.

Qué pasa si no lo llevas

No llevar el registro, llevarlo mal o no conservarlo es una infracción grave en materia de relaciones laborales: el art. 7.5 de la LISOS tipifica la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, que incluye expresamente el registro de jornada.

Hay un matiz que conviene entender: la sanción no depende solo de si existe el documento, sino de si el documento es fiel. Un registro que todo el mundo firma a final de mes con el horario teórico no es un registro; es una declaración. Y la Inspección lo contrasta con lo que dicen las personas, los correos, las cámaras del centro o los partes de producción.

Los casos que generan dudas

Personal de alta dirección. Su relación es laboral especial y su tiempo de trabajo se rige por lo pactado; en la práctica, la obligación de registro se discute caso a caso. Que alguien tenga categoría de directivo en el organigrama no lo convierte en alta dirección.

Socios trabajadores. Lo que decide no es la participación en el capital, sino si hay ajenidad y dependencia. Un socio que trabaja en condiciones de trabajador por cuenta ajena ficha.

Contratos de formación y prácticas. Si hay relación laboral, hay registro. Además, la jornada tiene límites propios cuando quien trabaja es menor de 18 años.

Teletrabajo. El art. 14 de la Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo de quien trabaja a distancia. El acuerdo de trabajo a distancia debe recogerlo, y el registro no cambia por el hecho de que la persona esté en su casa.

Jornada partida y varios centros. No hay un registro por centro: hay un registro por persona y día, con tantos tramos como haga falta.

Cinco errores que se repiten

1. Registrar el horario en lugar de la jornada. Si el registro coincide clavado con el horario todos los días del año, nadie se lo cree.
2. Corregir sin dejar rastro. La corrección es legítima; lo que no lo es es que desaparezca el dato anterior.
3. Guardar solo el resumen mensual. El art. 12.4.c pide conservarlo, pero no sustituye al registro diario del art. 34.9.
4. No entregar copia. El art. 35.5 obliga a entregar el resumen con el recibo de salarios, y es de las cosas que más se incumplen sin querer.
5. Dar de baja a alguien y perder sus datos. El plazo de cuatro años sigue corriendo. Archivar no es borrar.

Lo que está cambiando

Hay un proyecto de Real Decreto que desarrolla los arts. 12.4.c, 34.9 y 35.5 del Estatuto y que, entre otras cosas, describe el registro como personal, directo e inmediato, prevé el acceso remoto de la Inspección y regula qué hacer cuando empresa y trabajador no están de acuerdo con una modificación.

A fecha de este artículo sigue siendo un borrador: vive en el portal de participación pública del Ministerio de Trabajo y no consta publicado en el BOE. Cuando se publique, entra en vigor a los veinte días, sin periodo de adaptación. Conviene tenerlo presente, no darlo por vigente, y no comprar una herramienta que hoy no pueda cumplir lo que allí se describe.