Registre de jornada obligatori: què diu la llei el 2026

Què obliga la llei

L'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors diu que l'empresa garantirà el registre diari de jornada, i que aquest registre inclourà l'horari concret d'inici i finalització de la jornada de cada persona treballadora.

El va introduir el Reial decret llei 8/2019, de 8 de març, en el seu article 10. Abans d'aquella data només calia registrar la jornada dels contractes a temps parcial i les hores extraordinàries. Des d'aleshores, totes.

Tres coses convé llegir a poc a poc:

• És un deure de l'empresa, no del treballador. L'article imposa l'obligació a qui empra. Que algú no vulgui fitxar no eximeix ningú.
• És diari. No val un full mensual omplert l'últim dia, ni una declaració que «tothom fa de 9 a 18».
• És l'horari concret, no el previst. El registre serveix si reflecteix el que va passar.

Qui hi està obligat

Tota empresa amb persones contractades per compte d'altri, sigui quina sigui la seva mida, el seu sector i la seva forma jurídica. No hi ha un mínim de plantilla per sota del qual l'obligació desaparegui: una empresa amb una sola persona contractada registra la jornada d'aquesta persona.

En queden fora els qui no són treballadors per compte d'altri, com els autònoms que treballen per a si mateixos. Els casos límit val la pena mirar-los un per un i els repassem més avall.

Què ha de contenir el registre

L'article demana l'horari concret d'inici i de finalització de la jornada de cada persona, cada dia. A la pràctica, un registre serveix quan permet respondre aquestes preguntes sense interpretar res:

• Quin dia és.
• Qui va treballar.
• A quina hora va començar i a quina hora va acabar.
• Si hi va haver pauses i de quant.
• Quantes hores sumen, i si això difereix del que estava previst.

I una més, que no és al text però que decideix si el registre val alguna cosa: si alguna cosa es va corregir, qui la va corregir, quan i per què. Un registre que es pot reescriure sense deixar rastre no prova res, i això és el primer que es mira quan hi ha una discrepància.

El que la llei no t'obliga a registrar

Convé dir-ho, perquè moltes empreses registren de més i això també té cost:

• No cal registrar on és la persona. La geolocalització és un tractament diferent, amb la seva pròpia base legal i el seu propi deure d'informació.
• No cal fer servir empremta ni reconeixement facial. Són dades biomètriques, categoria especial de l'art. 9 del RGPD, i l'AEPD va tancar la porta a la seva guia del 2023.
• No cal registrar la productivitat. L'art. 34.9 parla d'hores, no de rendiment.

Com s'organitza: el pas que gairebé ningú fa

El mateix art. 34.9 afegeix una cosa que es llegeix menys: el registre s'ha d'organitzar i documentar per negociació col·lectiva, acord d'empresa o, si no n'hi ha, decisió empresarial amb consulta prèvia als representants legals de les persones treballadores.

Traduït: la llei no imposa un sistema concret, però sí que imposa decidir el sistema i deixar-lo per escrit. En una empresa sense representació legal, la decisió és de l'empresari, i n'hi ha prou amb documentar-la: què es fitxa, com, on, qui corregeix i amb quin procediment. Un correu a l'equip compleix, i és la diferència entre tenir un sistema i tenir un costum.

Quant de temps cal guardar-lo

Quatre anys. El mateix art. 34.9 ho diu: l'empresa conservarà els registres durant quatre anys.

I hi ha una segona obligació de conservació que s'oblida sovint: l'art. 12.4.c obliga a conservar els resums mensuals dels registres de jornada durant un període mínim de quatre anys. No és només el dia a dia: també el total de cada mes.

El termini corre des del dia treballat, no des de la baixa de la persona. Que algú deixi l'empresa no escurça res.

Qui el pot demanar

L'art. 34.9 diu que els registres romandran a disposició de:

• Les persones treballadores. Cadascuna, el seu.
• Els seus representants legals, on n'hi hagi.
• La Inspecció de Treball i Seguretat Social.

Ningú més. Un registre de jornada no és un document públic: conté dades personals i només el veu qui la llei diu.

A més, l'art. 35.5 obliga a totalitzar la jornada en el període fixat per a l'abonament de les retribucions i a lliurar còpia del resum al treballador, juntament amb el rebut de salaris. És a dir: no n'hi ha prou amb tenir-lo; cal lliurar-lo cada mes.

Què passa si no el portes

No portar el registre, portar-lo malament o no conservar-lo és una infracció greu en matèria de relacions laborals: l'art. 7.5 de la LISOS tipifica la transgressió de les normes i els límits legals o pactats en matèria de jornada, que inclou expressament el registre de jornada.

Hi ha un matís que convé entendre: la sanció no depèn només de si existeix el document, sinó de si el document és fidel. Un registre que tothom signa a final de mes amb l'horari teòric no és un registre; és una declaració. I la Inspecció el contrasta amb el que diuen les persones, els correus, les càmeres del centre o els comunicats de producció.

Els casos que generen dubtes

Personal d'alta direcció. La seva relació és laboral especial i el seu temps de treball es regeix pel que s'ha pactat; a la pràctica, l'obligació de registre es discuteix cas per cas. Que algú tingui categoria de directiu a l'organigrama no el converteix en alta direcció.

Socis treballadors. El que decideix no és la participació en el capital, sinó si hi ha alienitat i dependència. Un soci que treballa en condicions de treballador per compte d'altri fitxa.

Contractes de formació i pràctiques. Si hi ha relació laboral, hi ha registre. A més, la jornada té límits propis quan qui treballa és menor de 18 anys.

Teletreball. L'art. 14 de la Llei 10/2021 exigeix que el registre reflecteixi fidelment el temps de qui treballa a distància. L'acord de treball a distància ho ha de recollir, i el registre no canvia pel fet que la persona sigui a casa seva.

Jornada partida i diversos centres. No hi ha un registre per centre: hi ha un registre per persona i dia, amb tants trams com calgui.

Cinc errors que es repeteixen

1. Registrar l'horari en lloc de la jornada. Si el registre coincideix clavat amb l'horari tots els dies de l'any, ningú s'ho creu.
2. Corregir sense deixar rastre. La correcció és legítima; el que no ho és és que desaparegui la dada anterior.
3. Guardar només el resum mensual. L'art. 12.4.c demana conservar-lo, però no substitueix el registre diari de l'art. 34.9.
4. No lliurar còpia. L'art. 35.5 obliga a lliurar el resum amb el rebut de salaris, i és de les coses que més s'incompleixen sense voler.
5. Donar de baixa algú i perdre les seves dades. El termini de quatre anys continua corrent. Arxivar no és esborrar.

El que està canviant

Hi ha un projecte de Reial decret que desenvolupa els arts. 12.4.c, 34.9 i 35.5 de l'Estatut i que, entre altres coses, descriu el registre com a personal, directe i immediat, preveu l'accés remot de la Inspecció i regula què fer quan empresa i treballador no estan d'acord amb una modificació.

A data d'aquest article continua sent un esborrany: viu al portal de participació pública del Ministeri de Treball i no consta publicat al BOE. Quan es publiqui, entra en vigor als vint dies, sense període d'adaptació. Convé tenir-ho present, no donar-ho per vigent, i no comprar una eina que avui no pugui complir el que allà es descriu.