Rexistro de xornada obrigatorio: que di a lei en 2026

Que obriga a lei

O art. 34.9 do Estatuto dos Traballadores di que a empresa garantirá o rexistro diario de xornada, e que ese rexistro incluirá o horario concreto de inicio e finalización da xornada de cada persoa traballadora.

Introduciuno o Real Decreto-lei 8/2019, do 8 de marzo, no seu artigo 10. Antes desa data só había que rexistrar a xornada dos contratos a tempo parcial e as horas extraordinarias. Desde entón, todas.

Tres cousas convén ler amodo:

• É un deber da empresa, non do traballador. O artigo impón a obriga a quen emprega. Que alguén non queira fichar non exime a ninguén.
• É diario. Non vale unha folla mensual cuberta o último día, nin unha declaración de que «todo o mundo fai de 9 a 18».
• É o horario concreto, non o previsto. O rexistro serve se reflicte o que pasou.

Quen está obrigado

Toda empresa con persoas contratadas por conta allea, sexa cal sexa o seu tamaño, o seu sector e a súa forma xurídica. Non hai un mínimo de persoal por debaixo do cal a obriga desapareza: unha empresa cunha soa persoa contratada rexistra a xornada desa persoa.

Quedan fóra quen non son traballadores por conta allea, como os autónomos que traballan para si mesmos. Os casos límite merecen mirarse un a un e repasámolos máis abaixo.

Que ten que conter o rexistro

O artigo pide o horario concreto de inicio e de finalización da xornada de cada persoa, cada día. Na práctica, un rexistro serve cando permite responder a estas preguntas sen interpretar nada:

• Que día é.
• Quen traballou.
• A que hora empezou e a que hora rematou.
• Se houbo pausas e de canto.
• Cantas horas suman, e se iso difire do previsto.

E unha máis, que non está no texto pero decide se o rexistro vale algo: se algo se corrixiu, quen o corrixiu, cando e por que. Un rexistro que se pode reescribir sen deixar rastro non proba nada, e iso é o primeiro que se mira cando hai unha discrepancia.

O que a lei non te obriga a rexistrar

Convén dicilo, porque moitas empresas rexistran de máis e iso tamén ten custo:

• Non hai que rexistrar onde está a persoa. A xeolocalización é un tratamento distinto, coa súa propia base legal e o seu propio deber de información.
• Non hai que usar pegada nin recoñecemento facial. Son datos biométricos, categoría especial do art. 9 do RXPD, e a AEPD pechou a porta na súa guía de 2023.
• Non hai que rexistrar a produtividade. O art. 34.9 fala de horas, non de rendemento.

Como se organiza: o paso que case ninguén dá

O mesmo art. 34.9 engade algo que se le menos: o rexistro organizarase e documentarase por negociación colectiva, acordo de empresa ou, no seu defecto, decisión do empresario previa consulta aos representantes legais das persoas traballadoras.

Traducido: a lei non impón un sistema concreto, pero si impón decidir o sistema e deixalo por escrito. Nunha empresa sen representación legal, a decisión é do empresario, e abonda con documentala: que se ficha, como, onde, quen corrixe e con que procedemento. Un correo ao equipo cumpre, e é a diferenza entre ter un sistema e ter un costume.

Canto tempo hai que gardalo

Catro anos. O propio art. 34.9 dío: a empresa conservará os rexistros durante catro anos.

E hai unha segunda obriga de conservación que se esquece con frecuencia: o art. 12.4.c obriga a conservar os resumos mensuais dos rexistros de xornada durante un período mínimo de catro anos. Non é só o día a día: tamén o total de cada mes.

O prazo corre desde o día traballado, non desde a baixa da persoa. Que alguén deixe a empresa non acurta nada.

Quen pode pedilo

O art. 34.9 di que os rexistros permanecerán á disposición de:

• As persoas traballadoras. Cada unha, o seu.
• Os seus representantes legais, onde os haxa.
• A Inspección de Traballo e Seguridade Social.

Ninguén máis. Un rexistro de xornada non é un documento público: contén datos persoais e só o ve quen a lei di.

Ademais, o art. 35.5 obriga a totalizar a xornada no período fixado para o aboamento das retribucións e a entregar copia do resumo ao traballador, xunto co recibo de salarios. É dicir: non abonda con telo; hai que entregalo cada mes.

Que pasa se non o levas

Non levar o rexistro, levalo mal ou non conservalo é unha infracción grave en materia de relacións laborais: o art. 7.5 da LISOS tipifica a transgresión das normas e os límites legais ou pactados en materia de xornada, que inclúe expresamente o rexistro de xornada.

Hai un matiz que convén entender: a sanción non depende só de se existe o documento, senón de se o documento é fiel. Un rexistro que todo o mundo asina a fin de mes co horario teórico non é un rexistro; é unha declaración. E a Inspección contrástao co que din as persoas, os correos, as cámaras do centro ou os partes de produción.

Os casos que xeran dúbidas

Persoal de alta dirección. A súa relación é laboral especial e o seu tempo de traballo réxese polo pactado; na práctica, a obriga de rexistro discútese caso a caso. Que alguén teña categoría de directivo no organigrama non o converte en alta dirección.

Socios traballadores. O que decide non é a participación no capital, senón se hai alleidade e dependencia. Un socio que traballa en condicións de traballador por conta allea ficha.

Contratos de formación e prácticas. Se hai relación laboral, hai rexistro. Ademais, a xornada ten límites propios cando quen traballa é menor de 18 anos.

Teletraballo. O art. 14 da Lei 10/2021 esixe que o rexistro reflicta fielmente o tempo de quen traballa a distancia. O acordo de traballo a distancia debe recollelo, e o rexistro non cambia polo feito de que a persoa estea na súa casa.

Xornada partida e varios centros. Non hai un rexistro por centro: hai un rexistro por persoa e día, con tantos tramos como faga falta.

Cinco erros que se repiten

1. Rexistrar o horario en lugar da xornada. Se o rexistro coincide cravado co horario todos os días do ano, ninguén o cre.
2. Corrixir sen deixar rastro. A corrección é lexítima; o que non o é é que desapareza o dato anterior.
3. Gardar só o resumo mensual. O art. 12.4.c pide conservalo, pero non substitúe o rexistro diario do art. 34.9.
4. Non entregar copia. O art. 35.5 obriga a entregar o resumo co recibo de salarios, e é das cousas que máis se incumpren sen querer.
5. Dar de baixa a alguén e perder os seus datos. O prazo de catro anos segue correndo. Arquivar non é borrar.

O que está cambiando

Hai un proxecto de Real Decreto que desenvolve os arts. 12.4.c, 34.9 e 35.5 do Estatuto e que, entre outras cousas, describe o rexistro como persoal, directo e inmediato, prevé o acceso remoto da Inspección e regula que facer cando empresa e traballador non están de acordo cunha modificación.

A data deste artigo segue sendo un borrador: vive no portal de participación pública do Ministerio de Traballo e non consta publicado no BOE. Cando se publique, entra en vigor aos vinte días, sen período de adaptación. Convén telo presente, non dalo por vixente, e non mercar unha ferramenta que hoxe non poida cumprir o que alí se describe.